Udskriv siden

oplæg til fremtidig struktur 2

7 Beslutningsoplæg til generalforsamlingen

Til generalforsamlingen den 24. juni 2008 fremlægger vi følgende forslag til generalforsamlingens behandling:

Vi vil foreslå, at Skive GFs nuværende strukturelle opbygning bliver ændret til at bestå af en hovedbestyrelse med to underafdelinger – KIG og Bredde - med deres egne afdelingsbestyrelser.

Denne strukturændring medfører behov for nye vedtægter, og vi har samtidig benyttet lejligheden til at modernisere de foreliggende vedtægter.

Vi indstiller derfor nye vedtægter, der fremgår af bilag II, til vedtagelse på generalforsamlingen den 24. juni 2008.

For uddybning af forslaget henviser vi til ovenstående uddybende kommentarer.

I relation til valget af bestyrelsesmedlemmer foreslår vi, at ved valg af 3 (eller 5) medlemmer til hovedbestyrelsen, så vælges 1 (eller 2) for 1 år, mens de resterende 2 (eller 3) vælges for 2 år.

8 Afsluttende bemærkning

Dette oplæg til fremtidig struktur skal ses som en helhed, hvor det er vitalt, at evt. ændringer hertil foretages med respekt for helheden.

Endelig skal det oplyses, at vi finder, at dette oplæg vil gøre det muligt fremover at drive Skive GF på en effektiv måde, hvor vi som forening bl.a. vil kunne holde på vores frivillige kræfter i mange år. Og for at understrege dette, og hvis dette oplæg i alt væsentlighed bliver godkendt på generalforsamlingen, er Lasse klar til at indtræde i hovedbestyrelsen som formand – han er altså klar til at blive valgt for en periode på 1 år og dermed frem til næste ordinære generalforsamling.

Vi ser frem til en god grundig og ikke mindst konstruktiv debat på generalforsamlingen den 24. juni 2008, hvor vi håber, mange vil møde op for at drøfte dette oplæg.

Skive, den 18. juni 2008

Hanne Greisen Lasse Buhl Jørgensen

Bilag

I Arbejdsdeling i bestyrelserne samt mulige udvalg

II Nye vedtægter


BILAG I – Arbejdsdeling i bestyrelserne samt mulige udvalg

I der givet et eksempel på, hvordan bestyrelsesarbejdet kan organiseret – herunder eksempler på mulige udvalg.

HOVEDBESTYRELSEN

Formand

· Indkalde til bestyrelsesmøder

· Have overblik over, hvad der foregår i foreningen

· Officiel postmodtager og afsender

· Officiel talsmand for foreningen

· Officiel repræsentant for foreningen ved officielle lejligheder

· Officiel underskriver sammen med næstformanden af kontrakter f.eks. sponsorer.

· Igangsætter

Næstformand

· Formandens afløser

Hovedkasserer

· Ansvarlig for bogholderiet i www.foreningspakken.dk – via assistance fra aflønnet bogholder

· Foreningens kontaktperson til den aflønnede bogholder

· Sikre, at der bliver udarbejdet kvartalsvis budgetopfølgning til forelæggelse for hovedbestyrelsen

· Holde øje med afvigelser fra budgettet

· Kontaktperson til afdelingerne i de situationer, hvor økonomien udvikler sig uheldigt – herunder være behjælpelig med at finde nye indtægter eller besparelser

· Godkendelse af bilag relateret til den fællesafdeling. Hovedkassereren skal anføre på bilaget, hvad omkostningen vedrører og med underskrift herpå bekræfte, at udgiften må betales. Herefter sendes regningen til betaling og bogføring hos bogholderen

· Arbejde sammen med medlemsansvarlig om kontingenter mm.

Sekretær

· Tage referat af bestyrelsesmøder, fællesmøder og generalforsamlinger mm.

· Holde arkiv med mødeindkaldelser, referater inkl. bilag ( budgetter mm.)

AFDELINGSBESTYRELSER

Afdelingsformand

· Født medlem af hovedbestyrelsen og dermed den primære formidler af trufne beslutninger til sin afdeling

· Indkalde til afdelingsbestyrelsesmøder

· Have overblik over, hvad der foregår i afdelingen

· Igangsætter

Afdelingens næstformand

· Afdelingsformandens afløser

Afdelingskasserer

· Kontaktperson til hovedkassereren

· Holde øje med evt. afvigelser fra afdelingsbudgettet, og sker der negative budgetafvigelser, da skal afdelingsformanden og hovedkassereren straks underrettes

· Tovholder på at finde evt. nye indtægter eller besparelser

· Godkendelse af bilag relateret til afdelingen. Afdelingskassereren skal anføre på bilaget, hvad omkostningen vedrører og med underskrift herpå bekræfte, at udgiften må betales. Herefter sendes regningen til betaling og bogføring hos bogholderen

Sekretær

· Tage referat af bestyrelsesmøder, instruktørmøder og andre mødeaktiviteter i afdelingen

· Holde arkiv med mødeindkaldelser, referater inkl. bilag (budgetter mm.)

Instruktøransvarlig

KONTAKTPERSONER TIL ORGANISATIONER: Følgende poster skal besættes

DGF + DGF Nordjyllandskredsen

Modtage og afsende post

Deltage i møder

DGI + DGI NORDVEST

Deltage i møder

SIS - Skive Idræts Samvirke (formanden+ kasserer)

· Deltage i formands og kasserermøder mm.

Eksempler på udvalg, der med fordel kan nedsættes – enten af en afdeling eller fælles for hele foreningen

UDDANNELSE & KURSER

· Info til instruktører om kurser

· Rettidig tilmelding fra instruktører

· Rettidig tilmelding til kursus

· Rettidig ansøgning om tilskud fra SIS

SÆSONSTART OG PLANLÆGNNIG

· Ansøgning om tider hos kommunen

· Finde instruktører til ny sæson

· Fordele tider til holdene

· Lave program til avis og www.skivegf.dk

INSTRUKTØRPLEJE

· Løbende kontakt til instruktører

· Bestyrelsens kontakt til instruktørerne

o Behandle klager

o Redskabsønsker

o Beklædningsønsker

o Bemandingsønsker

· Administration af instruktører

o Lave rabatkort til Sportmaster

o Lave rekvisitioner til Sportmaster om T-shirts mm.

· Formidle coachting

WEBMASTER

· Vedligeholde www.skivegf.dk

· Styring af brugere på www.skivegf.dk

o Hvem må læse hvad

§ Bestyrelse

§ Instruktører

§ Medlemmer

§ Hele verden

o Hvem må redigere hvad

§ Web-master

§ Bestyrelse

§ Instruktører

§ Forældre/gymnaster

· Styring af brugere på foreningspakken

MEDLEMSREGISTRERING

· Oprettelse af kontingenter og hold i foreningspakken

· Indtastning af instruktører

o Udskrivning af instruktørlister

· Indtastning af medlemmer

· Udsendelse af indbetalingskort

· Udsende rykkere

· Slette ophørte medlemmer

· Lave medlemsstatistik til kommunen, DGI,DGF osv.

LOKALE BOOKING (løbende)

· Modtage aflysninger fra kommunen og formidle dem til de berørte hold – STRAKS

· Modtage ønsker om ekstratræning, lejre, konkurrencer ol. fra instruktørerne og sende ansøgning til kommunen

· Tjekke http://book.webbook.dk/skivekom/forside.php inden ansøgning om ekstra tider

PR OG PRESSE

· Sende pressemeddelelser / artikler / annoncer til Skive Folkeblad, Radio Skive, TV Midt Vest osv.

· Skrive / redigere nyheder til www.skivegf.dk

· Abonnere på Skive Folkeblad

SPONSOR UDVALG

· Koordinering af al sponsorering /fonds ansøgning i foreningen

· Udarbejdelse af sponsor-plan

o Skal vi som nu søge sponsorere ved hver arrangement, eller skal vi have faste sponsere?

o Skal Idrætsgymnasterne have særskilte sponsere til at dække deres underskud ind?

· Forbedring af aftalen med hovedsponsor

· Finde ud af hvilke aftaler vi har med Sportmaster, samt genforhandle dem og sætte dem på skrift

· Administration af dragtsponsorer

REDSKABSUDVALG

· Få overblik over vores redskaber og deres stand

· Lave oversigt over redskaber, deres stand, nødvendige reparationer og genanskaffelse. Gerne i skema med prioriterede redskabsønsker og flerårs plan

· Indhente redskabsønsker fra instruktørerne

· Omfordele små redskaber i stedet for indkøb

· Søge fonde og sponsorer til redskaber i samarbejde med sponsorudvalget

GYMNASTIKSKOLEN

· Udarbejde / revidere køreplan for gymnastikskolen 2008

· Finde instruktører til at arrangere gymnastikskolen

· Udarbejde budget, og følge det

· Coache instruktørerne så fejl fra tidligere gym. Skoler undgås.


 

Bilag II Vedtægter

for

Skive Gymnastikforening

[Kolonnen ”Parag.” er mærket med et ”*”, hvis der er ændringer til de nuværende vedtægter]

Parag.

Forslag til nye vedtægter

Nuværende vedtægter

1

Skive Gymnastikforening har hjemsted i Skive Kommune.

Skive Gymnastikforening har hjemsted i Skive Kommune.

2

Skive Gymnastikforening har til formål at dyrke gymnastik og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til denne idræt. Skive Gymnastikforenings fornemmeste opgave er at tilbyde gymnastik til alle, lige fra forældre og barn gymnastik til ældregymnastik og fra motionsgymnastik til elitegymnastik. Endvidere har foreningen til formål at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.

Skive Gymnastikforening har til formål at dyrke gymnastik og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til denne idræt. Skive Gymnastikforenings fornemmeste opgave er at tilbyde gymnastik til alle, lige fra forældre og barn gymnastik til ældregymnastik og fra motionsgymnastik til elitegymnastik. Endvidere har foreningen til formål at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.

3

Som aktiv og passiv medlem kan optages enhver, der agter at udøve gymnastik, og som er optagelsesberettiget, jf. D.I.F.’s love.

Som aktiv og passiv medlem kan optages enhver, der agter at udøve gymnastik, og som er optagelsesberettiget, jf. D.I.F.’s love.

4

*

Kontingentet for aktive og passive medlemmer fastsættes af den enkelte afdelingsbestyrelse med udgangspunkt i retningsliner fastlagt af hovedbestyrelsen. Kontingentet opkræves ved udsendelse af indbetalingskort.

Står et medlem i kontingentrestance er bestyrelsen berettiget til efter påkrav at udelukke det pågældende medlem.

Et medlem, der er udelukket af foreningen på grund af kontingentrestance, kan kun optages som medlem mod at betale sin restance til foreningen. Udelukkes et medlem på grund af kontingentrestance, indberettes vedkommende til D.G.F. og Skive Idræts Samvirke (S.I.S.)

Udmeldelse kan kun ske ved returnering af tilsendte indbetalingskort med påtegning om udmeldelse.

Bestyrelsen er berettiget til at foretage eventuel kontingentnedsættelse for medlemmer.

Kontingentet for aktive og passive medlemmer fastsættes af bestyrelsen. Passive medlemmer med mindst kr. 200,00. Kontingentet opkræves ved udsendelse af indbetalingskort.

Står et medlem i kontingentrestance er bestyrelsen berettiget til efter påkrav at udelukke det pågældende medlem.

Et medlem, der er udelukket af foreningen på grund af kontingentrestance, kan kun optages som medlem mod at betale sin restance til foreningen. Udelukkes et medlem på grund af kontingentrestance, indberettes vedkommende til D.G.F. og S.I.S.

Udmeldelse kan kun ske ved returnering af tilsendte indbetalingskort med påtegning om udmeldelse.

Bestyrelsen er berettiget til at foretage eventuel kontingentnedsættelse for medlemmer.

5

Bestyrelsen kan udelukke et medlem for kortere tid eller for bestandig, når særlige forhold giver anledning dertil, dog først efter, at den pågældende har haft lejlighed til at fremføre sit forsvar. Vedkommende medlem kan fordre spørgsmålet om udelukkelse prøvet på en generalforsamling, der skal afholdes senest 30 dage efter udelukkelsen.

Spørgsmålet om udelukkelse skal optages som et særligt punkt på dagsordenen.

Et medlem, der er udelukket for bestandig i henhold til bestyrelsens eller generalforsamlingens afgørelse, kan kun genoptages ved en generalforsamling.

Bestyrelsen kan udelukke et medlem for kortere tid eller for bestandig, når særlige forhold giver anledning dertil, dog først efter, at den pågældende har haft lejlighed til at fremføre sit forsvar.

Vedkommende medlem kan fordre spørgsmålet om udelukkelse prøvet på en generalforsamling, der skal afholdes senest 30 dage efter udelukkelsen.

Spørgsmålet om udelukkelse skal optages som et særligt punkt på dagsordenen.

Et medlem, der er udelukket for bestandig i henhold til bestyrelsens eller generalforsamlingens afgørelse, kan kun genoptages ved en generalforsamling.

6

*

Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i juni måned. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når formanden eller bestyrelsens flertal ønsker det, og skal afholdes, når mindst 25 stemmeberettigede medlemmer stiller skriftlig krav herom til bestyrelsen, samt i det i § 5 omtalte tilfælde.

Generalforsamlingen indkaldes med mindst 8 dages varsel ved bekendtgørelse til medlemmerne. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være indsendt skriftlig til formanden senest 5 dage før. Stemmeret kan kun udøves ved personligt møde.

Stemmeberettigede og valgbare er alle aktive og passive medlemmer over 16 år, der ikke er i ulovlig restance med deres kontingent. Dog kan børn under 16 år, der ikke er i ulovlig restance med kontingentet, været repræsenteret af en af deres forældre.

Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der leder forhandlingerne og bestemmer afstemningsmåden. Skriftlig afstemning skal dog finde sted, blot et stemmeberettiget medlem forlanger det.

Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i juni måned. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når formanden eller bestyrelsens flertal ønsker det, og skal afholdes, når mindst 25 stemmeberettigede medlemmer stiller skriftlig krav herom til bestyrelsen, samt i det i § 5 omtalte tilfælde.

Generalforsamlingen indkaldes med mindst 8 dages varsel ved bekendtgørelse til medlemmerne. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være indsendt skriftlig til formanden senest 5 dage før. Stemmeret kan kun udøves ved personligt møde.

Stemmeret opnås efter en måneds medlemskab for alle aktive medlemmer over 16 år, som ikke er i ulovlig restance med deres kontingent. Derudover har passive medlemmer stemmeret på lige fod med aktive gymnaster, hvis det passive medlem er forældre til en aktiv gymnast, der ikke selv har stemmeret på den pågældende generalforsamling

Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der leder forhandlingerne og bestemmer afstemningsmåden. Skriftlig afstemning skal dog finde sted, blot et stemmeberettiget medlem forlanger det.

7

*

Dagsordenen på den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:

· Valg af dirigent

· Beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år samt godkendelse af samme

· Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse

· Fremlæggelse af budget til godkendelse

· Indkomne forslag

· Valg af bestyrelsesmedlemmer til hovedbestyrelsen

· Valg af bestyrelsesmedlemmer til KIG afdelingen

· Valg af bestyrelsesmedlemmer til Bredde afdelingen

· Valg af revisorer

· Eventuelt

Dagsordenen på den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:

· Valg af dirigent

· Beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år

· Fremlæggelse af det reviderede regnskab

· Fremlæggelse af budget

· Indkomne forslag

· Valg af bestyrelsesmedlemmer

· Valg af revisorer

· Eventuelt

*

[Indholdet heri er flyttet til den hidtidige § 10 nu § 9]

Bestyrelsen vælger fra dets midte foreningens formand. Valget gælder for 1 år ad gangen, og ved flere forslag afgøres valget ved stemmeflerhed.

8

* og nyt § nr.

Generalforsamlingen vælger for 2 år ad gangen

· 3 - 5 medlemmer til hovedbestyrelsen,

· 3 - 5 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for KIG, samt

· 3 - 5 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for Bredde

De respektive bestyrelsesmedlemmer afgår skiftevis, så der løbende er kontinuitet i foreningen.

Desuden vælges for 1 år ad gangen 2 suppleanter til henholdsvis hovedbestyrelsen og de to afdelingsbestyrelser.

Generalforsamlingen vælger for 2 år ad gangen 2 revisorer, der afgår skiftevis, samt en suppleant for disse. Suppleanten vælges for 1 år ad gangen.

Generalforsamlingen vælger for 2 år ad gangen 7 bestyrelsesmedlemmer, heraf afgår skiftevis 3 og 4 bestyrelsesmedlemmer hvert år. Desuden vælges for 1 år ad gangen 2 suppleanter til bestyrelsen. Generalforsamlingen vælger for 2 år ad gangen 2 revisorer, der afgår skiftevis, samt en suppleant for disse. Suppleanten vælges for 1 år ad gangen.

9

* og nyt § nr.

Foreningens daglige ledelse varetages af hovedbestyrelsen, der repræsenterer foreningen i alle forhold relateret til selve foreningen.

Hovedbestyrelsen består af de på generalforsamlingen valgte hovedbestyrelsesmedlemmer samt formændene for henholdsvis KIG afdelingen og Bredde afdelingen.

Hovedbestyrelsen vælger selv blandt de generalforsamlingsvalgte medlemmer for et år ad gangen en formand, næstformand, hovedkasserer og sekretær. Næstformanden kan samtidig være hovedkasserer eller sekretær. Den vælger ligeledes foreningens repræsentant inden for D.G.F. og andre centralorganisationer.

Afdelingsbestyrelserne vælger selv blandt dets medlemmer for et år ad gangen en formand, næstformand, kasserer og sekretær. Næstformanden kan samtidig være kasserer eller sekretær.

Afdelingsformændene for KIG og Bredde er fødte medlemmer af foreningens hovedbestyrelse som afdelingsbestyrelsernes repræsentanter.

Hovedbestyrelsen udarbejder retningsliner for arbejdsdelingen mellem hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne for henholdsvis KIG og Bredde. Via disse retningsliner kan hovedbestyrelsen uddelegere beslutningskompetencen vedr. foreningens forhold til den enkelte afdelingsbestyrelse.

Hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelser er kun beslutningsdygtig, når mindst et flertal af antallet af bestyrelsesmedlemmerne er til stede, og minimum 1 af mødedeltagerne er formanden eller næstformanden. I formandens forfald indtræder næstformanden i formandens sted. I tilfælde af stemmelighed har formanden (næstformanden) den afgørende stemme.

Hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne kan nedsætte udvalg eller overdrage enkelte medlemmer særlige arbejdsopgaver indenfor deres respektive ansvarsområder. Hovedbestyrelsen har mulighed for at aflønne sådanne udvalg/enkeltpersoner.

Den bestyrelse, der nedsætter et udvalg, er ansvarlig for udvalgets arbejde over for den øvrige del af foreningen.

Foreningens daglige ledelse foretages af bestyrelsen, der repræsenterer foreningen i alle forhold.

Bestyrelsen vælges selv blandt sine medlemmer for et år ad gangen en næstformand, kasserer og sekretær. Den vælger ligeledes foreningens repræsentant inden D.G.F. og andre centralorganisationer.

Bestyrelsen kan nedsætte udvalg eller overdrage enkelte medlemmer særlige arbejdsopgaver indenfor foreningen. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer, hvoriblandt formanden eller næstformanden er tilstede. I formandens forfald indtræder næstformanden i hans sted. I tilfælde af stemmelighed har formanden (næstformanden) den afgørende stemme.

10

* og nyt § nr.

Foreningens regnskabsår er fra 1. maj til 30. april.

Kassereren skal mindst 14 dage før generalforsamlingen indgive driftsregnskab og status pr. 30. april til brug for revisionen.

Foreningens regnskabsår er fra 1. maj til 30. april.

Kassereren skal mindst 14 dage før generalforsamlingen indgive driftsregnskab og status pr. 30. april til revisorerne.

Regnskabet forsynet med revisorernes påtegning forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse.

På den ordinære generalforsamling fremlægges det af bestyrelsen udarbejdede budget for næste regnskabsår til godkendelse

11

* og nyt § nr.

Foreningen tegnes af hele hovedbestyrelsen – eller af formand og næstformanden for hovedbestyrelsen i forening.

Foreningen tegnes af hele bestyrelsen.

12

* og nyt § nr.

Sekretæren i hovedbestyrelsen skal føre protokol over generalforsamlingerne, hovedbestyrelsesmøderne og vigtige begivenheder inden for foreningen (dog ikke afdelingsrelaterede forhold, jf. nedenfor).

Sekretæren i den enkelte afdelingsbestyrelse skal føre protokol over afdelingsbestyrelsesmøder samt vigtige begivenheder inden for den pågældende afdeling.

Sekretæren skal føre protokol over generalforsamlingerne, bestyrelsesmøderne og vigtige begivenheder inden for foreningen.

13

* og nyt § nr.

Hovedbestyrelsen er ansvarlig for den samlede foreningens økonomi – herunder den økonomiske prioritering afdelingerne imellem og mellem bredde og elite.

Kassereren i hovedbestyrelse skal løbende have overblik over foreningens samlede økonomi, mens kassereren i den enkelte afdelingsbestyrelse er ansvarlig overfor hovedkassereren.

Anmeldelse af hold til turneringer eller anden konkurrence skal ske efter ledernes skøn i samråd med bestyrelsen.

14

*

Nyt § nr.

Til ændring i disse vedtægter kræves mindst 2/3 flertal på generalforsamlingen, medens alle andre afgørelser træffes med simpelt stemmeflerhed.

Til ændring i disse vedtægter kræves mindst 2/3 flertal på generalforsamlingen, medens alle andre afgørelser træffes med simpelt stemmeflerhed, jf. dog § 9.

15

Nyt § nr.

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling, hvor mindst ¾ af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og mindst 2/3 af disse stemmer for foreningens opløsning.

Opnås et sådant flertal på en ikke beslutningsdygtig generalforsamling, indkaldes en ny generalforsamling, hvor da beslutning kan træffes med stemmeflerhed. I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens midler D.G.F.

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling, hvor mindst ¾ af foreningens stemmeberettigede medlemmer er tilstede, og mindst 2/3 af disse stemmer for foreningens opløsning.

Opnås et sådant flertal på en ikke beslutningsdygtig generalforsamling, indkaldes en ny generalforsamling, hvor da beslutning kan træffes med stemmeflerhed. I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens midler D.G.F.

Vedtaget på generalforsamlingen den 19. Juni 2007 – Bestyrelsen