Oplæg til fremtidig struktur
Oplæg til fremtidig struktur for
Skive Gymnastikforening
v/ Hanne Greisen og Lasse Buhl Jørgensen
1 Indledning
På generalforsamlingen den 10. juni 2008 blev der nedsat et hurtigt arbejdende udvalg, der skulle fremkomme med et oplæg til fremtidig struktur for Skive Gymnastikforening.
Udgangspunktet for den nye struktur er som følger:
· vi skal sikre, at vi i dagligdagen betragter os som en forening med to afdelinger i form af kvindelig idrætsgymnastik (KIG) og bredden,
· arbejdsforholdene for de frivillige skal forbedres væsentligt, og
· bestyrelsen skal lave reel bestyrelsesarbejde – og ikke være med i alle detaljer
Den nye struktur skal derfor opfylde følgende forudsætninger:
Oplægget til ny struktur er disponeret som følger:
2 Overordnet beskrivelse af den nye struktur
3 Overordnet beskrivelse af arbejdsdelingen mellem hovedbestyrelsen og afd.bestyrelserne
4 Opgavedeling
5 Forældreforeninger
6 Nye vedtægter
7 Beslutningsoplæg til generalforsamlingen
8 Afsluttende bemærkning
2 Overordnet beskrivelse af den nye struktur
Vi anbefaler nedenstående struktur, der opfylder kravene om
-
at strukturen er klar og entydig i relation til, hvem der skal kontaktes i en given forbindelse,
-
at vi får fordelt opgaverne ud på flere hænder, så den frivillige leder lettere kan overskue arbejdsomfanget af den opgave, som vedkommende påtager sig,
-
at den frivillige leder derved lettere kan målrette sin indsats inden for det område, der har vedkommendes interesser, og ikke mindst
-
at der bliver mulighed for at udføre bestyrelsesarbejde på forskellige niveauer – igen ud fra ens interesse
Forslag til ny struktur:
Ovenstående opdeling sikrer, at arbejdsbyrden for den enkelte frivillige leder bliver reduceret væsentligt i forhold til i dag. Behovet for de årlige møder bliver reduceret væsentligt, og hovedbestyrelsen vil som udgangspunkt have behov for ca. 4 og maksimalt 6 møder pr. år. Det er hensigtsmæssigt, hvis der holdes bestyrelsesmøder i KIG og Bredde i forlængelse af hovedbestyrelsesmøderne, så kommunikationen rundt i foreningen sikres. Dette betyder, at formændene i KIG og Bredde vil få relativt mange møder, hvilket igen nødvendiggør, at disse personers øvrige opgaver i afdelingsbestyrelserne begrænses.
Hovedbestyrelsen er i dagligdagen den øverste myndighed i foreningen, og det er hovedbestyrelsen, der fastligger de overordnede retningsliner for foreningens virke, hvorefter det er de enkelte afdelingsbestyrelsers opgave inden for disse retningsliner at drive deres respektive afdeling af foreningen bedst muligt. Afdelingerne skal have udstrakt ”selvstyre” – altså stor frihed til selv at udfylde retningslinerne.
Alle tre bestyrelser kan – under den enkelte bestyrelses ansvar - efter behov nedsætte forskellige udvalg til varetagelse af konkrete opgaver for den pågældende afdeling. Under KIG kunne der f.eks. nedsættes et udvalg, der løbende skal komme med oplæg til KIG afdelingsbestyrelsen om, hvordan KIG får størst muligt udbytte af afdelingens økonomiske midler. Et sådant udvalg kunne f.eks. bestå af én fra KIG afdelingsbestyrelsen og en af KIG instruktørerne. Her anvendes en instruktørs tid målrettet med et konkret arbejde, der interesser instruktøren samtidig med, at afdelingsbestyrelsen får kvalificerede input til sit arbejde.
For at sikre at de frivillige ledere opretholder lysten til foreningsarbejdet kan hovedbestyrelsen ”ansætte” folk til varetagelse af tunge administrative opgaver så som medlemsregistreringen og bogholderiet. Som ved nedsættelse af udvalg er det fortsat hovedbestyrelsens ansvar at sikre korrekt medlemsregistrering og korrekt bogholderi.
For at sikre fleksibilitet løbende er der mulighed for at vælge 3 – 5 medlemmer til den enkelte bestyrelse. Skulle vi beslutte os for at igangsætte et nyt omfangsrigt projekt, der kræver yderligere kræfter i bestyrelsen – f.eks. fra 3 til 5 valgte medlemmer, så kan vi gøre dette uden, at vedtægterne først skal ændres.
Den nye struktur forudsætter, at de foreliggende vedtægter ændres. Vi vil f.eks. anbefale, at det direkte kommer til at fremgå af vedtægterne, at hovedbestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af konkrete retningsliner for arbejdsdelingen mellem hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. Disse forhold vil blive belyst senere.
3 Overordnet beskrivelse af arbejdsdelingen mellem hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne
Hovedbestyrelsens vigtigste opgaver bliver
-
at sikre, at vi er én forening med to afdelinger
-
at sikre, at kommunikationen omkring trufne beslutninger kommer rundt i hele foreningen – her spiller afdelingsformændene en meget vigtig formidlingsrolle
-
at fastlægge foreningens overordnede strategi – herunder i hvilket omfang foreningen kan understøtte foreningens satsning på elitehold inden for både KIG og Bredde
-
at få udstukket de overordnede retningsliner for foreningen – herunder
-
politik for fastsættelse af kontingenter, hvor der f.eks. sikres ensartet kontingentfastsættelse for breddehold – både KIG og Bredde, og
-
omfanget af foreningens satsning på elitehold - pt. KIG Elite og Showpigerne
-
at sikre, at afdelingsbestyrelserne efterlever disse overordnede retningsliner
-
at sikre, at foreningens samlede ressourcer bruges bedst muligt set med hele foreningens øjne – herunder f.eks. optimal udnyttelse af hal timerne
-
at sikre, at omfanget af nye tiltag tilpasses til foreningens ressourcer, så vi derved sikrer, at nye initiativer bliver til succeser
-
at få fastlagt retningslinerne for omfanget af ”selvstyret” i afdelingsbestyrelserne – herunder afdelingsbestyrelsernes ansvarlighed i relation til at holde sig indenfor de udstukne økonomiske rammer samtidig med, at den enkelte afdelings pengejagt fortsat sker på en måde til gavn for hele foreningen
Afdelingsbestyrelsernes vigtigste opgaver bliver
-
at udvikle afdelingen i tråd med de retningsliner, der bliver fastlagt af hovedbestyrelsen
-
at få uddelegeret flest muligt opgaver til underudvalg, så arbejdsbyrden for den enkelte bliver overkommelig, og den enkelte frivillige leder fortsat finder det interessant at arbejde for foreningen – i mange år frem,
-
at stå for den daglige drift af afdelingens hold – herunder finde de fornødne instruktørkræfter,
-
at få uddelegeret opgaverne, så den enkeltes opgaver bliver overskuelige, samt
-
at være økonomisk ansvarlig for afdelingens budget – herunder være klar med en plan B, der fortsat sikrer, at afdelingens budget overholdes i situationer ved væsentlige færre indtægter og/eller større omkostninger i forhold til budgettet
I bilag I har vi givet konkrete eksempler på opgavefordeling mellem de foreslåede poster i hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne samt eksempler på udvalg, der med fordel kan nedsættes.
4 Opgavedeling
I det følgende vil vi via nogle konkrete eksempler belyse, hvordan arbejdsdelingen vil være mellem hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne og afdelingsbestyrelserne indbyrdes.
Indkøb af redskaber
Primo marts fremsender de respektive afdelingsbestyrelser ønsker til indkøb af nye redskaber mv. til næste sæson. Efter behov kan hovedbestyrelsen nedsætte et redskabsudvalg, der skal komme med en indstilling til hovedbestyrelsen om, hvordan ønskerne bør prioriteres. I sidste ende er det dog især Skive Kommune, der foretager en væsentlig del af prioriteringen, da det er Skive Kommune, der afgør, hvad de vil give støtte til!
Herefter er det op til hovedbestyrelsen at indarbejde redskabsønskerne i budgettet for det kommende år – et budget, der skal fremlægges til godkendelse på den ordinære generalforsamling.
Fordeling af hal timer
I lighed med ovenstående eksempel vedr. indkøb af redskaber kommer afdelingsbestyrelserne med konkrete ønsker til hal timer, hvorefter det er hovedbestyrelsens opgave at sikre den bedst mulige udnyttelse af de konkret tildelte hal timerne og dermed fordelingen af tider mellem KIG og Bredde.
Når afdelingsbestyrelserne får tilbagemelding om hvilke hal timer afdelingen har til rådighed, er det op til den enkelte afdelingsbestyrelse selv at indplacere deres respektive hold på de tildelte hal timer. Denne konkrete planlægning af sæsonen inkl. instruktører til det enkelte hold sker uden indblanding fra hovedbestyrelsen.
Da hovedbestyrelsen er ansvarlig for de opnåede hal timer, kan hovedbestyrelsen dog blande sig, hvis det viser sig, at den enkelte afdeling ikke anvender de tildelte timer på en set for foreningen effektiv måde. Det kunne f.eks. være i forbindelse med, at hovedbestyrelsen konstaterer, at konkrete hold ofte ikke kommer i gang til tiden, hvorved foreningens hårdt tilkæmpede hal timer ikke anvendes efter hensigten.
Budget
Den enkelte afdelingsbestyrelse fremsender et ønske til afdelingsbudgettet for det kommende foreningsår. I forbindelse med hovedbestyrelsens behandling heraf, kan hovedbestyrelsen bede afdelingsbestyrelsen fremlægge en plan B, hvoraf det skal fremgå, hvordan afdelingen vil tilpasse sine aktiviteter, hvis enten afdelingens indtægter svigter eller afdelingens omkostninger stiger.
Når budgettet så er vedtaget, og det senere desværre viser sig, at plan B skal iværksættes, da er det afdelingsbestyrelsens ansvar, at planen iværksættes i tide, så foreningens budget efterleves. En sådan plan B kan enten indeholde konkrete planer om forhøjelse af indtægter f.eks. via forhøjelser af kontingenter eller væsentlig reduktion af omkostninger. Reduktion i omkostningerne vil som udgangspunkt være det samme som reduktion instruktørlønninger, da lønningerne er den store omkostning for foreningen.
Økonomistyring
Hovedkassereren er øverste ansvarlig for foreningens økonomi herunder den løbende budgetopfølgning, og det er vedkommende, der er kontaktperson for den ”ansatte” bogholder.
På de områder, hvor den enkelte afdelingskasserer har bemyndigelsen til at godkende omkostninger, foretages bilagsgodkendelsen af afdelingskassereren, hvorefter bilaget sendes til betaling hos bogholderen.
Hvert kvartal fremsender bogholderen en budgetopfølgning opdelt på afdelinger:
Hovedkassereren skal videreformidle disse informationer til afdelingskassererne, og hovedkassereren skal samtidig sikre, at den enkelte afdelingsbestyrelse foretager de fornødne initiativer, hvis økonomien udvikler sig uheldigt.
Den kvartalsvise opfølgning på budgettet nødvendiggør, at budgettet også opdeles på kvartaler – altså indtægter og udgifter budgetteres kvartalsopdelt.
Gymnastikskole
Gymnastikskolen er en aktivitet, der primært retter sig mod Bredden, hvorfor ansvaret herfor vil ligge i Breddeafdelingen – og her vil det også være oplagt, at der nedsættes et konkret udvalg til varetagelse af denne opgave.
Forårsopvisning
Forårsopvisningen er primært en breddeaktivitet, hvorfor arbejdsopgaven primært ligger i Breddeafdelingen, men Breddeafdelingen er samtidig forpligtet til at sikre input fra KIG afdelingen, så forårsopvisningen bliver et fællesprojekt for hele foreningen.
Opsummering
Hovedbestyrelsen har ansvaret for at fastsætte de overordnede retningsliner for foreningen – herunder træffe beslutninger omkring forhold for hele foreningen som f.eks. indkøb af redskaber og fordeling af hal timer.
Opgavefordelingen mellem KIG og Bredde sker ud fra, hvor den enkelte opgave mest naturligt ligger, jf. ovenstående eksempler. I tvivlstilfælde er det op til hovedbestyrelsen at træffe afgørelser om, hvor en opgave hører hjemme.
5 Forældreforeninger
I dag har foreningen to forældreforeningen – én relateret til KIG og én relateret til Showpigerne.
Vi håber, at vi fortsat vil kunne have disse forældreforeninger, og ikke mindst at de fortsat vil være behjælpelig med at løse mange forskellige praktiske gøremål for de respektive hold til aflastning af såvel afdelingsbestyrelsen og ikke mindst den enkelte instruktør.
Omvendt er det samtidig vigtigt at understrege, at forældreforeningerne ikke må udvikle sig til foreninger i foreningen.
6 Nye vedtægter
Som nævnt tidligere så nødvendiggør den nye struktur en relativ omfangsrig ændring af foreningens vedtægter.
Forslag til nye vedtægter fremgår i sin helhed af bilag II, hvor forslaget til nye vedtægter er sammenholdt med de nuværende vedtægter. I det følgende vil udvalgte forhold kort blive belyst.
Overblik over ændringer
-
andre forhold
-
§ 6 – i lighed med gymnastikforeningerne i Viborg, Holstebro og Randers (de tre som vi har søgt inspiration hos i denne proces) anbefaler vi, at en forældre til gymnaster under 16 år har stemmeret. I dag betinger denne stemmeret, at den pågældende forældre har indmeldt sig som passiv medlem
-
§10 (hidtidige § 11) – her er afsnit vedr. godkendelse af budget og regnskab slettet, da det nu fremgår direkte af dagsordenens til den ordinære generalforsamling, jf. § 7
-
§ 14 (hidtidige § 15) – en paragrafhenvisning er slettet, da vi ikke kan se sammenhængen til denne henvisning
FORTSÆTTES PÅ OPLÆG TIL NY STRUKTUR 2